Witoszyce, dnia 02.02.2021 r.
ZSPiPW 26.2.2021 r.
OGŁOSZENIE
O
ZAPROSZENIU DO ZŁOŻENIA OFERTY
„Wybór Instytucji Finansowej zarządzającej i
prowadzącej Pracownicze Plany Kapitałowe (PPK) wobec osób zatrudnionych w Zespole Szkoła Podstawowa
i Przedszkole w Witoszycach”
I.
Nazwa
i adres zamawiającego:
Zespół Szkoła Podstawowa i Przedszkole w
Witoszycach,
Witoszyce
10, 56-200 Góra.
Tel.
65 543 13 23
II.
Tryb
udzielenia zamówienia:
CPV:
66131100-8 –usługi inwestycji w fundusze emerytalno-rentowe.
1. Do
niniejszego zamówienia nie stosuje się przepisów ustawy z dnia 11 września 2019
r. –Prawo zamówień publicznych (tj. Dz.U. z 2019 r. poz. 2019 z późn. zam.),
III.
Przedmiot
zapytania ofertowego.
1. Przedmiotem
niniejszego zamówienia jest wybór Instytucji Finansowej zarządzającej i
prowadzącej Pracownicze Plany Kapitałowe wobec osób zatrudnionych w Zespole
Szkoła Podstawowa i Przedszkole w Witoszycach, zgodnie z warunkami zawartymi w
niniejszym zapytaniu oraz na zasadach określonych w ustawie z dnia 4 października
2018 r.
o pracowniczych planach kapitałowych (Dz.U. z 2018 poz. 2215 z późn. zm.).
2. Niniejsze
postępowanie prowadzone jest z zachowaniem zasad uczciwej konkurencji, jawności
i przejrzystości.
IV.
Opis
przedmiotu zamówienia:
1. W
ramach przedmiotu zamówienia Wykonawca zobowiązany jest do :
1) wykonywania zadań wynikających z ustawy o PPK;
2) opracowanie
harmonogramu wdrożenia PPK w uzgodnieniu
z Zamawiającym
3) prowadzenia
w siedzibie Zamawiającego spotkań informacyjnych oraz dostarczenia
bezpłatnych materiałów informacyjnych w
wersji papierowej i elektronicznej dla pracowników w terminach ustalonych z
Zamawiającym przed podpisaniem umowy o prowadzenie PPK;
Dopuszcza się formę on-line.
4) bezpłatnego
przeprowadzenia w siedzibie Zamawiającego szkolenia uczestników PPK w zakresie
obsługi administracyjnej indywidualnego konta w terminie ustalonym z
Zamawiającym po podpisaniu umowy
o prowadzenie PPK. Dopuszcza się przeprowadzenie szkolenia on-line;
5) bezpłatnego
przeprowadzenia w siedzibie Zamawiającego szkolenia dla osób działu
finansowo-księgowego i kadrowego w zakresie obsługi modułu dla pracodawcy w
terminie ustalonym z Zamawiającym. Dopuszcza się przeprowadzenie szkolenia
on-line;
6) przygotowanie
pełnej dokumentacji i wzorów dokumentów dotyczących PPK w wersji papierowej i
elektronicznej
7) wsparcie
prawne przy rozwiązywaniu problemów interpretacyjnych,
8) opracowanie
procedur wdrożenia PPK oraz zasad jego funkcjonowania
w uzgodnieniu z Zamawiającym
9) Wyznaczenie
dedykowanego opiekuna.
2. Informacje
o Zamawiającym
Zamawiający, według stanu na dzień
4.01.2021 r. zgodnie z definicją zawarta w ustawie o PPK zatrudnia 27 pracowników, o następującej strukturze wiekowej:
Przedział wiekowy
|
Ilość
pracowników
|
> 40 lat
|
11
|
40-49 lat
|
8
|
50-54 lat
|
4
|
55-59 lat
|
1
|
60+
|
3
|
V.
Warunki
udziału oraz sposób dokonywania oceny spełniania tych warunków:
1.
W postępowaniu mogą wziąć udział
Oferenci, którzy:
1) spełniają
warunki określone w ustawie o PPK;
2) posiadają
uprawnienia do wykonywania określonych prac lub czynności, jeżeli przepisy
nakładają obowiązek posiadania takich uprawnień.
Warunek zostanie spełniony, jeżeli
Instytucja Finansowa wykaże, że posiada wpis do ewidencji PPK prowadzonej przez
Polski Fundusz Rozwoju. Podstawą spełnienia warunku będzie dołączony do
Formularza ofertowego oryginał lub kopia poświadczona za zgodność z oryginałem
dokumentu poświadczającego wpis do ewidencji PPK prowadzonej przez Polski
Fundusz Rozwoju
3) dysponują
niezbędną wiedzą i doświadczeniem, a także potencjałem technicznym oraz
pracownikami zdolnymi do wykonywania oferowanych usług;
4) znajdują
się w sytuacji finansowej i ekonomicznej zapewniającej wykonywanie oferowanych
usług;
5) nie
wszczęto wobec nich postępowania o ogłoszenie upadłości/likwidacji oraz nie
została ogłoszona wobec nich upadłość/
likwidacja.
Weryfikacja spełnienia warunków, o
których mowa powyżej odbędzie się na podstawie informacji podanych przez
Wykonawcę w Formularzu Ofertowym, stanowiącym załącznik nr 1 do niniejszego
Zapytania oraz dołączonych załączników.
2.
W przypadku, gdy treść oferty oraz
złożonych przez Oferentów dokumentów jest niepełna lub zawiera nieścisłości w stosunku do
zakresu wymaganego w Zapytaniu, Zamawiający może, w uzasadnionych przypadkach ,
zwrócić się do Oferenta o uzupełnienie braków lub udzielenie wyjaśnień, w
wyznaczonym terminie.
3.
Zamawiający Zastrzega możliwość
unieważnienia postępowania na każdym etapie bez podania przyczyny.
4.
Oferent, którego oferta zostanie wybrana
za najkorzystniejszą, zostanie poinformowany o terminie podpisania umowy.
5.
Umowy zostaną zawarte na wzorze
Wykonawcy, z uwzględnieniem wymagań określonych w niniejszym Zapytaniu do
składania ofert oraz na podstawie deklaracji Wykonawcy zawartych w złożonym
Formularzu Ofertowym. W szczególności w umowach musi znaleźć się zapis o
pierwszeństwie stosowania zapisów wskazanych w niniejszym zapytaniu ofertowym w
stosunku do zapisów zawartych w zaproponowanym
przez Wykonawcę wzorze mowy.
6.
W przypadku, gdy wybrany Wykonawca
odstąpi od podpisania umowy
z Zamawiającym, możliwe jest podpisanie umowy z kolejnym Wykonawcą, który w
postępowaniu uzyskał najwyższą liczbę punktów.
7.
Umowa o prowadzenie PPK zostanie
podpisana na okres 4 lat, z możliwością
miesięcznego okresu wypowiedzenia.
8.
Informacje
o wykluczeniu:
1.
Z udziału w postępowaniu wyłączone są
osoby, które powiązane są z zamawiającym osobowo lub kapitałowo.
2.
W celu wskazania braku podstawa do
wykluczenia Wykonawcy obowiązani są złożyć oświadczenie stanowiące załącznik nr
3
3.
Wykonawcy, którzy nie złożą oświadczenia
o braku podstaw do wykluczenia zostaną odrzuceni z przyczyn formalnych.
9.
Odrzucenie
oferty:
1.
W niniejszym postępowaniu zostanie
odrzucona oferta Wykonawcy , który:
a)
Złoży ofertę niezgodną z treścią
niniejszego zaproszenia
b)
Nie spełnia warunków udziału w
postępowaniu
c) Złożył
ofertę po terminie składania ofert.
10. Opis sposobu obliczenia ceny:
1. W
formularzu ofertowym stanowiącym załącznik nr 1 do Zapytania , Oferent poda
cenę brutto oferty w polskich złotych, z dokładnością do drugiego miejsca po
przecinku.
2. Cena
podana w ofercie powinna obejmować wszystkie koszty związane z wykonywaniem
zamówienia oraz warunki stawiane przez Zamawiającego.
3. Zamawiający
nie przewiduje możliwości prowadzenia rozliczeń w walucie obcej.
4. Rozliczenia
między Wykonawcą a Zamawiającym będą dokonywane w PLN.
11. Opis przygotowania oferty.
1. Oferta
zostanie sporządzona w języku polskim, na formularzu oferty, którego wzór
stanowi załącznik nr 1 do Zapytania.
2. Treść
oferty musi odpowiadać treści Zapytania.
3. Ofertę
należy złożyć w formie pisemnej.
4. Oferta
musi być podpisana przez Wykonawcę, osobę, bądź osoby reprezentujące Wykonawcę,
zgodnie z zasadami reprezentacji wskazanymi we właściwym rejestrze, albo osobę
bądź osoby działające na podstawie pełnomocnictwa, przy czym pełnomocnictwo
musi być załączone do oferty jako oryginał albo kopia poświadczona notarialnie.
5. Ilekroć
w zapytaniu a także w załącznikach do zapytania występuje wymóg podpisywania
dokumentów, należy przez to rozumieć, że dokumenty te powinny być opatrzone
podpisem/podpisami osoby/osób w skazanych w ust.4 niniejszego rozdziału.
6. W
przypadku, gdy załącznikiem do oferty jest kopia dokumentu, musi być ona
potwierdzona za zgodność z oryginałem przez wykonawcę poprzez dodanie adnotacji
„za zgodność z oryginałem” i podpisanie przez upoważnionego przedstawiciela.
7. Wszelkie
poprawki lub zmiany w tekście oferty musza być parafowane własnoręcznie przez
osobę lub osoby podpisujące ofertę.
8. Wykonawca
ponosi wszystkie koszty związane z przygotowaniem i złożeniem oferty.
9. Wykonawca
może złożyć wyłącznie jedną ofertę.
12. Termin związania z ofertą.
Składający ofertę jest z nią związany przez okres 90
dni od daty upływu składania ofert.
13. Kryteria oceny ofert.
1. Kryterium
oceny ofert:
1) ocena
za zarządzanie PPK (C) - 60%
2) ocena
za osiągnięty wynik finansowy (W) – 30%
3) ocena
ekspercka (D) – 10%
2. Sposób
przyznawania punktacji za spełnienie kryterium „cena” zostaną obliczone na
podstawie wzoru:
Ø cena
za zarządzanie PPK (rozumiana jako wynagrodzenie za zarządzanie PPK zgodnie z
art.49 ust.1 ustawy o PPK – procent wartości aktywów netto funduszu
inwestycyjnego, funduszu emerytalnego lub subfunduszu w skali roku)
C= Cmin x 60 pkt
Co
gdzie:
C
– wartość punktowa kryterium,
Cmin
– najniższa cena ze złożonych ofert,
Co
– cena ocenianej oferty
Ø cena
za osiągnięty wynik (rozumiana jako wynagrodzenie za osiągnięty wynik zgodnie z
art. 49ust. 3 ustawy o PPK- procent wartości aktywów netto funduszu
inwestycyjnego, funduszu emerytalnego lub subfunduszu w skali roku)
W= Wmin x 30 pkt
Wo
gdzie:
W
– wartość punktowa kryterium,
Wmin
– najniższa opłata za wyniki ze złożonych ofert,
Co
– opłata za wynik ocenianej oferty
Ø Ocena
ekspercka (D)
Lp.
|
Kryterium
|
Ilość punktów
|
1.
|
Liczba
podpisanych umów o prowadzenie PPK na
dzień 31.12.2020 r.
|
0 lub 1
|
2.
|
Liczba
placówek dostępnych na terenie miasta Góra na dzień 31.12.2020 r.
|
0 lub 1
|
3.
|
Wynik
finansowy Instytucji Finansowej na
dzień 31.12.2020 r.
|
0 lub 1
|
4.
|
Wartość
zarządzanych aktywów netto w PLN na dzień 31.12.2020 r.
|
0 lub 1
|
5.
|
Ilość
programów emerytalnych, w których posiada doświadczenie
|
0 lub 1
|
6.
|
Dodatkowe
benefity dla pracowników.
Należy
wymienić wszystkie i załączyć dokumenty ze szczególnym opisem.
|
0 lub 5
|
·
liczba porządkowa od 1 do 5 – 1 punkt
otrzymuje oferta o najwyższej wartości,
·
liczba porządkowa poz. 6 – za każdy
benefit 1 pkt – maksymalnie 5 pkt.
Ostateczna
ocena punktowa (K) = C + W + D
14. Termin, miejsce i sposób składania
ofert.
1. Każda
Instytucja finansowa może złożyć tylko jedną ofertę,
2. Oferty
należy złożyć w formie papierowej (zamknięta koperta)
z dopiskiem „Wybór Instytucji Finansowej
zarządzającej i prowadzącej Pracownicze Plany Kapitałowe (PPK) wobec osób
zatrudnionych w Zespole Szkoła
Podstawowa i Przedszkole w Witoszycach” na formularzu stanowiącym załącznik nr 1 do niniejszego zapytania
ofertowego do dnia 16.02.2021 r. do
godz. 1300 w
sekretariacie Zespołu lub pocztą na adres
zamawiającego tj.
Zespół Szkoła Podstawowa i Przedszkole w Witoszycach,
Witoszyce 10, 56-200 Góra.
Otwarcie ofert nastąpi w dniu 17.02.2021r. o godz. 12 30 w gabinecie Dyrektora
15. Osoba
upoważniona do kontaktu.
Osoba upoważnioną
do kontaktu z Wykonawcami ze strony Zamawiającego – Leszek Stecki – Dyrektor
Zespołu Szkoła Podstawowa i Przedszkole
w Witoszycach, Tel. 65 543 13 23
16. Informacje
o dokumentach jakie Wykonawca musi załączyć do oferty.
Oferta
winna zawierać:
1.
Formularz
oferty – załącznik nr 1 do zapytania ofertowego.
2.
Oświadczenie
o spełnianiu warunków udziału w
postępowaniu – załącznik nr 2 do zapytania ofertowego.
3.
Oświadczenie
o braku powiązań kapitałowych lub osobowych – załącznik nr 3 do zapytania
ofertowego.
4.
Wpis do
ewidencji PPK prowadzonej przez Polski Fundusz Rozwoju.
5.
Aktualny
odpis (wystawiony nie wcześniej niż 6-miesięcy przed upływem terminu składania
ofert) z właściwego rejestru.
6.
Projekt
umowy o zarządzanie PPK.
7.
Projekt
umowy o prowadzenie PPK.
17. Zawarcie
umowy.
1.
Zawarcie
umowy o zarządzanie PPK nastąpi w terminie nie później niż do
26 marca 2021 r.
2.
Zawarcie
umowy o prowadzenie PPK nastąpi w terminie nie później niż do
10 kwietnia 2021 r.
18. Postanowienia
końcowe.
1.
Zamawiający
nie dopuszcza składania ofert częściowych oraz wariantowych.
2.
Zamawiający
zastrzega sobie prawo do:
1)
poprawienia
oczywistej omyłki rachunkowej z uwzględnieniem konsekwencji rachunkowej
dokonywanych poprawek;
2)
poprawienia
oczywistej omyłki pisarskiej,
3)
negocjacji
cenowych z Wykonawcami, którzy złożyli ważne oferty;
4)
negocjacji
warunków oraz zapisów umowy o zarządzanie PPK;
5)
negocjacji
warunków oraz zapisów umowy o prowadzenie PPK;
6)
jeżeli
Wykonawca nie złoży oświadczeń lub dokumentów potwierdzających okoliczności, o
których mowa w zapytaniu ofertowym lub innych dokumentów niezbędnych do
przeprowadzenia zamówienia, oświadczenia lub dokumenty są niekompletne,
zawierają błędy lub budzą wątpliwość, Zamawiający wezwie do ich złożenia lub
poprawienia lub do udzielenia wyjaśnień we wskazanym terminie, w przypadku nie
uzupełnienia dokumentów, nie poprawienie lub
nie złożenie wyjaśnień, oferta Wykonawcy zostanie odrzucona.
19. Informacja
o przetwarzaniu danych osobowych.
1.
Administratorem
Państwa danych osobowych jest Dyrektor Zespołu Szkoła
Podstawowa i Przedszkole w Witoszycach
, Adres Witoszyce 10,56-200 Góra.
2.
Kontakt
do Inspektora Ochrony Danych - e-mail: kas5@poczta.onet.pl.
3.
Państwa
dane osobowe przetwarzane będą w związku z realizacją postępowania dotyczącego
wyboru instytucji finansowej zarządzającej
i prowadzącej PPK, w celu:
Ø zawarcia i realizacji umowy, której jesteście
Państwo stroną (art.6 ust.1 lit.b RODO),
Ø spełnienia obowiązków prawnych ciążących na
Administratorze ) art.6 ust.1 lit. C RODO).
4.
Odbiorcami
Państwa danych osobowych mogą być wyłącznie podmioty uprawnione, w
uzasadnionych przypadkach i na podstawie odpowiednich przepisów prawa.
5.
Państwa
dane osobowe pozyskane w związku z
prowadzonym postępowaniem przetwarzane będą przez okres niezbędny do realizacji
celu przetwarzania, a później przez okres wskazany w przepisach o archiwizacji.
6.
W
związku z przetwarzaniem danych osobowych przysługuje Państwu prawo do dostępu
do treści danych, sprostowania danych osobowych, usunięcia danych osobowych,
ograniczenia ich przetwarzania.
7.
Przysługuje
Państwu także prawo wniesienia skargi do organu nadzorczego właściwego w
sprawach ochrony danych osobowych.
8.
Podanie
przez Państwa danych osobowych jest obowiązkowe. W przypadku niepodania danych
nie będzie możliwe zawarcie umowy o udzielenie zamówienia.
9.
Państwa
dane osobowe nie będą podlegać zautomatyzowanemu podejmowaniu decyzji i nie
będą profilowane.