OGŁOSZENIE  O ZAPROSZENIU DO ZŁOŻENIA OFERTY

Data publikacji: Feb 03, 2021 10:49:59 AM

Witoszyce, dnia 02.02.2021 r.

ZSPiPW 26.2.2021 r.

OGŁOSZENIE

O ZAPROSZENIU DO ZŁOŻENIA OFERTY

„Wybór Instytucji Finansowej zarządzającej i prowadzącej Pracownicze Plany Kapitałowe (PPK) wobec osób zatrudnionych w Zespole Szkoła Podstawowa

i Przedszkole w Witoszycach”

I.                   Nazwa i adres zamawiającego:

   Zespół Szkoła Podstawowa i Przedszkole w Witoszycach,

Witoszyce 10, 56-200 Góra.

Tel. 65 543 13 23

II.                Tryb udzielenia zamówienia:

CPV: 66131100-8 –usługi inwestycji w fundusze emerytalno-rentowe.

1.      Do niniejszego zamówienia nie stosuje się przepisów ustawy z dnia 11 września 2019 r. –Prawo zamówień publicznych (tj. Dz.U. z 2019 r. poz. 2019 z późn. zam.),

III.             Przedmiot zapytania ofertowego.

1.      Przedmiotem niniejszego zamówienia jest wybór Instytucji Finansowej zarządzającej i prowadzącej Pracownicze Plany Kapitałowe wobec osób zatrudnionych w Zespole Szkoła Podstawowa i Przedszkole w Witoszycach, zgodnie z warunkami zawartymi w niniejszym zapytaniu oraz na zasadach określonych w ustawie z dnia 4 października 2018 r.

o pracowniczych planach kapitałowych (Dz.U. z 2018 poz. 2215 z późn. zm.).

2.      Niniejsze postępowanie prowadzone jest z zachowaniem zasad uczciwej konkurencji, jawności i przejrzystości.

IV.             Opis przedmiotu zamówienia:

1.      W ramach przedmiotu zamówienia Wykonawca zobowiązany jest do :

1)      wykonywania  zadań wynikających z ustawy o PPK;

2)      opracowanie harmonogramu wdrożenia PPK w uzgodnieniu

z Zamawiającym

3)      prowadzenia w siedzibie Zamawiającego spotkań informacyjnych oraz dostarczenia bezpłatnych  materiałów informacyjnych w wersji papierowej i elektronicznej dla pracowników w terminach ustalonych z Zamawiającym przed podpisaniem umowy o prowadzenie PPK;

Dopuszcza się formę on-line.

4)      bezpłatnego przeprowadzenia w siedzibie Zamawiającego szkolenia uczestników PPK w zakresie obsługi administracyjnej indywidualnego konta w terminie ustalonym z Zamawiającym po podpisaniu umowy 

o prowadzenie PPK. Dopuszcza się przeprowadzenie szkolenia on-line;

5)      bezpłatnego przeprowadzenia w siedzibie Zamawiającego szkolenia dla osób działu finansowo-księgowego i kadrowego w zakresie obsługi modułu dla pracodawcy w terminie ustalonym z Zamawiającym. Dopuszcza się przeprowadzenie szkolenia on-line;

6)      przygotowanie pełnej dokumentacji i wzorów dokumentów dotyczących PPK w wersji papierowej i elektronicznej

7)      wsparcie prawne przy rozwiązywaniu problemów interpretacyjnych,

8)      opracowanie procedur wdrożenia PPK oraz zasad jego funkcjonowania

w uzgodnieniu z Zamawiającym

9)      Wyznaczenie dedykowanego opiekuna.

2.      Informacje o Zamawiającym

Zamawiający, według stanu na dzień 4.01.2021 r. zgodnie z definicją zawarta w ustawie o PPK zatrudnia 27 pracowników, o następującej strukturze wiekowej:

V.                Warunki udziału oraz sposób dokonywania oceny spełniania tych warunków:

1.      W postępowaniu mogą wziąć udział Oferenci, którzy:

1)      spełniają warunki określone w ustawie o PPK;

2)      posiadają uprawnienia do wykonywania określonych prac lub czynności, jeżeli przepisy nakładają obowiązek posiadania takich uprawnień.

Warunek zostanie spełniony, jeżeli Instytucja Finansowa wykaże, że posiada wpis do ewidencji PPK prowadzonej przez Polski Fundusz Rozwoju. Podstawą spełnienia warunku będzie dołączony do Formularza ofertowego oryginał lub kopia poświadczona za zgodność z oryginałem dokumentu poświadczającego wpis do ewidencji PPK prowadzonej przez Polski Fundusz Rozwoju

3)      dysponują niezbędną wiedzą i doświadczeniem, a także potencjałem technicznym oraz pracownikami zdolnymi do wykonywania oferowanych usług;

4)      znajdują się w sytuacji finansowej i ekonomicznej zapewniającej wykonywanie oferowanych usług;

5)      nie wszczęto wobec nich postępowania o ogłoszenie upadłości/likwidacji oraz nie została ogłoszona wobec nich  upadłość/ likwidacja.

Weryfikacja spełnienia warunków, o których mowa powyżej odbędzie się na podstawie informacji podanych przez Wykonawcę w Formularzu Ofertowym, stanowiącym załącznik nr 1 do niniejszego Zapytania oraz dołączonych załączników.

2.      W przypadku, gdy treść oferty oraz złożonych przez Oferentów dokumentów jest niepełna  lub zawiera nieścisłości w stosunku do zakresu wymaganego w Zapytaniu, Zamawiający może, w uzasadnionych przypadkach , zwrócić się do Oferenta o uzupełnienie braków lub udzielenie wyjaśnień, w wyznaczonym terminie.

3.      Zamawiający Zastrzega możliwość unieważnienia postępowania na każdym etapie bez podania przyczyny.

4.      Oferent, którego oferta zostanie wybrana za najkorzystniejszą, zostanie poinformowany o terminie podpisania umowy.

5.      Umowy zostaną zawarte na wzorze Wykonawcy, z uwzględnieniem wymagań określonych w niniejszym Zapytaniu do składania ofert oraz na podstawie deklaracji Wykonawcy zawartych w złożonym Formularzu Ofertowym. W szczególności w umowach musi znaleźć się zapis o pierwszeństwie stosowania zapisów wskazanych w niniejszym zapytaniu ofertowym w stosunku do zapisów zawartych w zaproponowanym  przez Wykonawcę wzorze mowy.

6.      W przypadku, gdy wybrany Wykonawca odstąpi od podpisania umowy

z Zamawiającym, możliwe jest podpisanie umowy z kolejnym Wykonawcą, który w postępowaniu uzyskał najwyższą liczbę punktów.

7.      Umowa o prowadzenie PPK zostanie podpisana na okres 4 lat, z możliwością

miesięcznego okresu wypowiedzenia.

8.      Informacje o wykluczeniu:

1.                  Z udziału w postępowaniu wyłączone są osoby, które powiązane są z zamawiającym osobowo lub kapitałowo.

2.                  W celu wskazania braku podstawa do wykluczenia Wykonawcy obowiązani są złożyć oświadczenie stanowiące załącznik nr 3

3.                  Wykonawcy, którzy nie złożą oświadczenia o braku podstaw do wykluczenia zostaną odrzuceni z przyczyn formalnych.

9.      Odrzucenie oferty:

1.      W niniejszym postępowaniu zostanie odrzucona oferta Wykonawcy , który:

a)      Złoży ofertę niezgodną z treścią niniejszego zaproszenia

b)      Nie spełnia warunków udziału w postępowaniu

c)      Złożył ofertę po terminie składania ofert.

10.  Opis sposobu obliczenia ceny:

1.      W formularzu ofertowym stanowiącym załącznik nr 1 do Zapytania , Oferent poda cenę brutto oferty w polskich złotych, z dokładnością do drugiego miejsca po przecinku.

2.      Cena podana w ofercie powinna obejmować wszystkie koszty związane z wykonywaniem zamówienia oraz warunki stawiane przez Zamawiającego.

3.      Zamawiający nie przewiduje możliwości prowadzenia rozliczeń w walucie obcej.

4.      Rozliczenia między Wykonawcą a Zamawiającym będą dokonywane w PLN.

11.  Opis przygotowania oferty.

1.      Oferta zostanie sporządzona w języku polskim, na formularzu oferty, którego wzór stanowi załącznik nr 1 do Zapytania.

2.      Treść oferty musi odpowiadać treści Zapytania.

3.      Ofertę należy złożyć w formie pisemnej.

4.      Oferta musi być podpisana przez Wykonawcę, osobę, bądź osoby reprezentujące Wykonawcę, zgodnie z zasadami reprezentacji wskazanymi we właściwym rejestrze, albo osobę bądź osoby działające na podstawie pełnomocnictwa, przy czym pełnomocnictwo musi być załączone do oferty jako oryginał albo kopia poświadczona notarialnie.

5.      Ilekroć w zapytaniu a także w załącznikach do zapytania występuje wymóg podpisywania dokumentów, należy przez to rozumieć, że dokumenty te powinny być opatrzone podpisem/podpisami osoby/osób w skazanych w ust.4 niniejszego rozdziału.

6.      W przypadku, gdy załącznikiem do oferty jest kopia dokumentu, musi być ona potwierdzona za zgodność z oryginałem przez wykonawcę poprzez dodanie adnotacji „za zgodność z oryginałem” i podpisanie przez upoważnionego przedstawiciela.

7.      Wszelkie poprawki lub zmiany w tekście oferty musza być parafowane własnoręcznie przez osobę lub osoby podpisujące ofertę.

8.      Wykonawca ponosi wszystkie koszty związane z przygotowaniem i złożeniem oferty.

9.      Wykonawca może złożyć wyłącznie jedną ofertę.

12.  Termin związania z ofertą.

Składający ofertę jest z nią związany przez okres 90 dni od daty upływu składania ofert.

13.  Kryteria oceny ofert.

1.      Kryterium oceny ofert:

1)      ocena za zarządzanie PPK (C) - 60%

2)      ocena za osiągnięty wynik finansowy (W) – 30%

3)      ocena ekspercka (D) – 10%

2.      Sposób przyznawania punktacji za spełnienie kryterium „cena” zostaną obliczone na podstawie wzoru:

Ø  cena za zarządzanie PPK (rozumiana jako wynagrodzenie za zarządzanie PPK zgodnie z art.49 ust.1 ustawy o PPK – procent wartości aktywów netto funduszu inwestycyjnego, funduszu emerytalnego lub subfunduszu w skali roku)

C=  Cmin   x 60 pkt

         Co

gdzie:

C – wartość punktowa kryterium,

Cmin – najniższa cena ze złożonych ofert,

Co – cena ocenianej oferty

Ø  cena za osiągnięty wynik (rozumiana jako wynagrodzenie za osiągnięty wynik zgodnie z art. 49ust. 3 ustawy o PPK- procent wartości aktywów netto funduszu inwestycyjnego, funduszu emerytalnego lub subfunduszu w skali roku)

W=  Wmin   x 30 pkt

         Wo

gdzie:

W – wartość punktowa kryterium,

Wmin – najniższa opłata za wyniki ze złożonych ofert,

Co – opłata za wynik ocenianej oferty

Ø  Ocena ekspercka (D)

·         liczba porządkowa od 1 do 5 – 1 punkt otrzymuje oferta o najwyższej wartości,

·         liczba porządkowa poz. 6 – za każdy benefit 1 pkt – maksymalnie 5 pkt.

Ostateczna ocena punktowa (K) = C + W + D

14.  Termin, miejsce i sposób składania ofert.

1.      Każda Instytucja finansowa może złożyć tylko jedną ofertę,

2.      Oferty należy złożyć w formie papierowej (zamknięta koperta)

 z dopiskiem „Wybór Instytucji Finansowej zarządzającej i prowadzącej Pracownicze Plany Kapitałowe (PPK) wobec osób zatrudnionych  w Zespole Szkoła Podstawowa i Przedszkole w Witoszycach” na formularzu stanowiącym załącznik nr 1 do niniejszego zapytania ofertowego do dnia 16.02.2021 r. do godz. 1300  w sekretariacie Zespołu lub pocztą na  adres zamawiającego tj.

Zespół Szkoła Podstawowa i Przedszkole w Witoszycach,

Witoszyce 10, 56-200 Góra.

Otwarcie ofert nastąpi w dniu 17.02.2021r.  o godz. 12 30 w gabinecie Dyrektora

15.  Osoba upoważniona do kontaktu.

Osoba upoważnioną do kontaktu z Wykonawcami ze strony Zamawiającego – Leszek Stecki – Dyrektor Zespołu Szkoła Podstawowa i Przedszkole

w Witoszycach, Tel. 65 543 13 23

16.  Informacje o dokumentach jakie Wykonawca musi załączyć do oferty.

Oferta winna zawierać:

1.      Formularz oferty – załącznik nr 1 do zapytania ofertowego.

2.      Oświadczenie o spełnianiu warunków udziału  w postępowaniu – załącznik nr 2 do zapytania ofertowego.

3.      Oświadczenie o braku powiązań kapitałowych lub osobowych – załącznik nr 3 do zapytania ofertowego.

4.      Wpis do ewidencji PPK prowadzonej przez Polski Fundusz Rozwoju.

5.      Aktualny odpis (wystawiony nie wcześniej niż 6-miesięcy przed upływem terminu składania ofert) z właściwego rejestru.

6.      Projekt umowy o zarządzanie PPK.

7.      Projekt umowy o prowadzenie PPK.

17.  Zawarcie umowy.

1.      Zawarcie umowy o zarządzanie PPK nastąpi w terminie nie później niż do

26 marca 2021 r.

2.      Zawarcie umowy o prowadzenie PPK nastąpi w terminie nie później niż do

10 kwietnia 2021 r.

18.  Postanowienia końcowe.

1.      Zamawiający nie dopuszcza składania ofert częściowych oraz wariantowych.

2.      Zamawiający zastrzega sobie prawo do:

1)      poprawienia oczywistej omyłki rachunkowej z uwzględnieniem konsekwencji rachunkowej dokonywanych poprawek;

2)      poprawienia oczywistej omyłki pisarskiej,

3)      negocjacji cenowych z Wykonawcami, którzy złożyli ważne oferty;

4)      negocjacji warunków oraz zapisów umowy o zarządzanie PPK;

5)      negocjacji warunków oraz zapisów umowy o prowadzenie PPK;

6)      jeżeli Wykonawca nie złoży oświadczeń lub dokumentów potwierdzających okoliczności, o których mowa w zapytaniu ofertowym lub innych dokumentów niezbędnych do przeprowadzenia zamówienia, oświadczenia lub dokumenty są niekompletne, zawierają błędy lub budzą wątpliwość, Zamawiający wezwie do ich złożenia lub poprawienia lub do udzielenia wyjaśnień we wskazanym terminie, w przypadku nie uzupełnienia dokumentów, nie poprawienie lub  nie złożenie wyjaśnień, oferta Wykonawcy zostanie odrzucona.

19.  Informacja o przetwarzaniu danych osobowych.

1.      Administratorem Państwa danych osobowych jest Dyrektor Zespołu Szkoła Podstawowa  i Przedszkole w Witoszycach ,  Adres Witoszyce 10,56-200 Góra.

2.      Kontakt do Inspektora Ochrony Danych -  e-mail: kas5@poczta.onet.pl.

3.      Państwa dane osobowe przetwarzane będą w związku z realizacją postępowania dotyczącego wyboru instytucji finansowej zarządzającej

i prowadzącej PPK, w celu:

Ø  zawarcia i realizacji umowy, której jesteście Państwo stroną (art.6 ust.1 lit.b RODO),

Ø  spełnienia obowiązków prawnych ciążących na Administratorze ) art.6 ust.1 lit. C RODO).

4.      Odbiorcami Państwa danych osobowych mogą być wyłącznie podmioty uprawnione, w uzasadnionych przypadkach i na podstawie odpowiednich przepisów prawa.

5.      Państwa dane osobowe pozyskane w związku  z prowadzonym postępowaniem przetwarzane będą przez okres niezbędny do realizacji celu przetwarzania, a później przez okres wskazany w przepisach o archiwizacji.

6.      W związku z przetwarzaniem danych osobowych przysługuje Państwu prawo do dostępu do treści danych, sprostowania danych osobowych, usunięcia danych osobowych, ograniczenia ich przetwarzania.

7.      Przysługuje Państwu także prawo wniesienia skargi do organu nadzorczego właściwego w sprawach ochrony danych osobowych.

8.      Podanie przez Państwa danych osobowych jest obowiązkowe. W przypadku niepodania danych nie będzie możliwe zawarcie umowy o udzielenie zamówienia.

9.      Państwa dane osobowe nie będą podlegać zautomatyzowanemu podejmowaniu decyzji i nie będą profilowane.